6 Regeln für mehr Effizienz im (digitalen) Meeting-Alltag

Die Anzahl von Meetings geht in den Zeiten von Corona gefühlt durch die Decke. Gleichzeitig fühlen sich Kollegen und Kunden zeitlich enger getaktet, weil die Transferzeiten zwischen den Meetings online entfallen. Gerade im “digitalen Büro” mit MS Teams, Zoom und Mails müssen wir unsere Arbeitsweise ständig kritisch überprüfen.

Bereits vor zwei Jahren hat Tesla Gründer und CEO Elon Musk in einem Brief an seine Mitarbeiter mehr Effizienz für Meetings gefordert. In seiner typischen pragmatischen Art formulierte er dazu 6 einfache Regeln für mehr Produktivität (englisches Original):

  1. Keine großen Meetings
    „Ausufernde Meeting sind die Pest großer Unternehmen. Bitte geht aus allen großen Meetings heraus, außer ihr seid sicher, dass ihr etwas Wertvolles für das gesamte Publikum beitragen könnt. Und in dem Fall haltet euch kurz.“
  2. Verzichtet auf regelmäßige Termine
    „Vermeidet auch alle regelmäßigen Meetings, außer es geht um eine dringliche Angelegenheit. Die Zahl der Meetings sollte nach der Lösung der Angelegenheit deutlich sinken.“
  3. Verlaßt die Meetings, wenn ihr keinen Beitrag leisten könnt
    „Haut sofort aus einem Meeting oder einem Gruppen-Telefonat ab, wenn ihr offensichtlich nichts beitragen könnt. Weg zu gehen, ist nicht unfreundlich. Unfreundlich ist, jemanden zum Bleiben zu zwingen und seine Zeit zu verschwenden.“
  4. Vermeidet Fachbegriffe
    „Benutzt keine Abkürzungen oder unsinnige Wörter für Dinge, Software oder Prozesse bei Tesla. Generell gilt: Alles, was eine Erklärung benötigt, verhindert Kommunikation. Wir wollen nicht, dass Leute ein Glossar auswendig lernen müssen, nur um bei Tesla funktionieren zu können.“
  5. Kommuniziert direkt, unabhängig von der Hierarchie
    „Kommunikation sollte immer den kürzesten Weg nehmen, der nötig ist, um einen Job zu erledigen, und nicht durch irgendeiner ‚Befehlskette‘. Jeder Manager, der eine solche Kette etablieren will, wird sich ganz schnell einen neuen Job suchen müssen.“
  6. Haltet euch an Logik, nicht an Regeln
    „Als Faustregel gilt: Gesunder Menschenverstand sollte euch leiten. Wenn es offensichtlich schwachsinnig ist, einer ‚Firmenregel‘ zu folgen, weil das einen super Dilbert-Cartoon ergeben würde, dann muss sich die Regel verändern.“

Gerade jetzt ist es wertvoll, sich diese Regeln erneut in Erinnerung zu rufen. In der agilen Organisation brauchen wir schnelle und direkte Kommunikation. Software-Werkzeuge helfen dabei. Gleichzeitig muss sich das Mindset im Team dafür anpassen. Agile Organisationsstrukturen können das unterstützen.

Ist Ihr Team dafür bereit?

Manche Teams testen jede Woche eine neue Verhaltensweise, um die Kommunikation zu verbessern. In Woche 1 schalten alle die Kamera an; in Woche 2 rotieren die Meeting-Rollen, in Woche 3 darf jeder Satz nur 10 Wörter haben; usw. Neue Verhaltensweisen müssen eingeübt werden, um sich zu festigen.

Gleichzeitig müssen neue Werkzeuge, wie MS Teams oder Slack, bei der Einführung eng begleitet werden. Eine erste Hilfe können “Best Practices Leitfäden” für die Anwender sein. Natürlich hilft es auch die neuen Erfahrungen regelmäßig ist der Gruppe auszutauschen – eine Praxis, die agile Vorgehensmodelle wie SCRUM bereits vorleben.

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