Show-Stopper fehlende Mail-Adressen für Mitarbeiter bei der Digitalisierung von HR

Die Digitalisierung der Personalprozesse hat in 2020 noch mal ordentlich an Fahrt aufgenommen. Getrieben von Home Office und dem Wunsch nach mehr Flexibilität digitalisieren Unternehmen die üblichen HR-Prozesse: Urlaubsantrag, Krankheit und Zeitkorrekturen stehen dabei ganz oben auf der Wunschliste. Ein Showstopper dabei sind immer wieder fehlende Mail-Adressen für Mitarbeitergruppen – gerade in der Produktion (blue collar worker). Der Grund: Die Unternehmen scheuen den finanziellen Aufwand hierfür. Allerdings gibt es eine einfache Lösung, die oft vergessen wird.

HR Suite ist Kernelement für die Digitalisierung der HR-Prozesse

Bei der Digitalisierung von HR-Prozessen werden heute häufig cloudbasierte HR-Systeme eingesetzt. Typische Vertreter im Mittelstand sind Personio, Jacando oder HCM4ALL. In größeren Unternehmen kommen Systeme von Workday, SAP SuccessFactors oder Oracle zum Einsatz. Die meisten dieser Systeme erfordern als Login für den Mitarbeiter eine persönliche Mail-Adresse. Für Büromitarbeiter ist das heute Standard – allerdings haben viele Mitarbeiter in der Produktion heute noch keine Mail-Adresse. Neben unterschiedlicher Vorbehalte (“die brauchen doch eh keine”) scheuen viele Unternehmen den Aufwand für zusätzlich Microsoft-Lizenzen. Da viele Unternehmen heute Office365 bzw. Microsoft365 einsetzen kostet jede neue Mail-Adresse einen monatlichen Beitrag von 3-10 Euro (je nach Lizenzmodell). So bleiben diese Mitarbeitergruppen bei der Digitalisierung der HR Prozesse außen vor.

Haben wir uns wirklich daran gewöhnt, für einen Mail-Account 3 Euro pro Monat zu zahlen?

Die Lösung: Rückbesinnung auf klassische Mail-Technologie

Dabei ist die Anforderung lediglich ein eigener Mail-Account. Und der lässt sich auch ohne Microsoft-Lizenz umsetzen. Klassische Mailsysteme, wie Sendmail oder Smail, sind sogar OpenSource, kosten keine Lizenzen und erlauben die Verwaltung von tausenden Accounts.

Eine einfache Lösung ist es damit, für die Anwender ohne PC-Zugang einen eigenen Mail-Server mit OpenSource-Werkzeugen einzurichten. Dieser kann beispielsweise mit einer eigenen Domain betrieben werden. So können alle Office-Worker über die Hauptdomain arbeiten “company.com” – Mitarbeitergruppen ohne PC-Zugang wird eine eigene Domain auf einem eigenen Mail-Server angelegt “hr-company.com”. Damit lassen sich Prozesse in HR (und anderen Bereichen) digitalisieren, ohne zusätzlich Office365-Lizenzen zu kaufen.

Wo in kleineren Unternehmen das Know-How für den Betrieb eigener Mail-Server fehlt, der kann sich auch mit Postfächern bei den typischen Domain-Hostern helfen (Hetzner, 1und1, United Domains, etc.).

Einfache Lösung – großer Effekt

Mit der Einrichtung eines externen Mail-Servers für die Mitarbeitergruppen ohne PC-Zugang können auch deren Prozesse digitalisiert werden. Der Zugriff auf das Cloud-System erfolgt dann wahlweise über das private Endgerät oder öffentliche Terminals.

Eine kleine Gefahr bleibt bestehen: Manche Cloud-Systeme erlauben keine nachträgliche Anpassung der Mail-Adresse. Daher vorher prüfen, was als Mail-Adresse und was als Login-Name verwendet wird.

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